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長(cháng)沙物流公司 打造“一站式”物流服務(wù)窗口

長(cháng)沙首選物流公司：0731-84062159 84029740 13974912995 饒經(jīng)理

“現在，福建省電力物資有限公司的服務(wù)是越來(lái)越快捷、周到了，有了"一站式"對外服務(wù)窗口，我們只要來(lái)一趟，就能簽訂一批合同，這在以前要跑四五趟�！�12月19日，在福建省電力有限公司供應商服務(wù)大廳辦理完合同簽訂業(yè)務(wù)的柒燕清高興地說(shuō)。

　　規范管理 運營(yíng)更高效

　　2011年11月，福建公司物資合同服務(wù)大廳（供應商服務(wù)大廳前身）正式投運，作為福建公司物資服務(wù)的對外窗口，集中統一辦公，為供應商提供合同談判、業(yè)務(wù)洽談和辦理合同簽訂、驗審結算、招標投標咨詢(xún)等業(yè)務(wù)。今年7月，福建公司物資合同服務(wù)大廳更名為供應商服務(wù)大廳，不僅更換了名稱(chēng)，業(yè)務(wù)范圍也逐步拓展到招標投標咨詢(xún)服務(wù)及供應商的有關(guān)業(yè)務(wù)咨詢(xún)與辦理、問(wèn)題答疑、發(fā)放中標通知書(shū)等，實(shí)現了物資采購從招投標到合同履約全過(guò)程的“一站式、一口對外”服務(wù)，為供應商提供了更加便捷的服務(wù)。

　　只有強化規范管理，不斷提升優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平，才能保證供應商服務(wù)大廳高效運營(yíng)。福建公司秉持“便捷、高效、規范、誠懇”的工作理念，從硬件入手，完善大廳服務(wù)功能區域，將大廳分為引導區、商務(wù)區、業(yè)務(wù)區、洽談區、等候區等5個(gè)區，設置了9個(gè)業(yè)務(wù)辦理窗口以及業(yè)務(wù)查詢(xún)系統、叫號系統、VIP室、茶歇室等。同時(shí)，進(jìn)一步完善規章制度，出臺了供應商服務(wù)大廳《運營(yíng)規范》《窗口崗位規范》《服務(wù)行為規范》《業(yè)務(wù)服務(wù)指南》《服務(wù)大廳檢查與考核實(shí)施辦法》等制度，強化供應商服務(wù)大廳管理，優(yōu)化合同管理業(yè)務(wù)流程，明確崗位職責，規范員工服務(wù)行為，提高服務(wù)效率和服務(wù)水平。

　　筆者從福建電力物資有限公司今年1月至10月合同管理同業(yè)對標各項指標完成情況表中看到，合同簽訂率的目標考核值為99.99%，實(shí)際完成值達100%；合同簽訂時(shí)限目標考核值為23天，實(shí)際完成值為17天；合同簽訂完成率、合同簽訂及時(shí)率、合同簽訂準確率達100%，付款審核正確率達100%。

　　“能如此出色地完成各項指標，與我們加強規范化、信息化建設，提升管理和服務(wù)水平是分不開(kāi)的�！备＝�電力物資有限公司合同管理部主任胡宗富坦言。

　　以前，由于合同書(shū)起草的時(shí)間長(cháng)，流程多，福建公司合同簽訂時(shí)限一般需要一個(gè)月左右的時(shí)間，不但影響后期供貨，還容易引起供應商的不滿(mǎn)。為提高工作效率，該公司規范合同管理，取消技術(shù)協(xié)議簽訂，執行合同標準統一文本，同時(shí)積極推動(dòng)信息化管理，深化應用電子商務(wù)平臺，優(yōu)化合同管理系統中的合同模板，實(shí)現與ERP系統及經(jīng)濟法律管理業(yè)務(wù)應用系統的無(wú)縫對接，優(yōu)化工作流程，規范合同的審核，縮短合同審核時(shí)間，合同簽訂時(shí)限縮短在平均17天，極大提高了合同簽訂及時(shí)性和準確性，客戶(hù)滿(mǎn)意度也隨之提高。

　　提升素質(zhì) 服務(wù)更優(yōu)質(zhì)

　　“國家電網(wǎng)公司設計的合同服務(wù)窗口業(yè)務(wù)藍圖，對我們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能操作水平提出了更高的要求，我們要認真學(xué)習業(yè)務(wù)藍圖文件，盡快熟悉電子簽章技術(shù)、網(wǎng)上預約、單據交接等新業(yè)務(wù)流程以及角色權限設置和各個(gè)模塊的功能要求，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，促進(jìn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平的進(jìn)一步提升�！�11月9日，福建公司合同管理部組織相關(guān)人員學(xué)習國家電網(wǎng)公司集約化項目文件合同管理窗口業(yè)務(wù)藍圖時(shí)說(shuō)。

　　福建公司在規范供應商服務(wù)大廳管理、加強硬件建設的同時(shí)，還從提升優(yōu)質(zhì)服務(wù)等軟件方面做足了文章。該公司以供應商服務(wù)大廳爭創(chuàng )省直級、省級青年文明號為載體，組織員工開(kāi)展“走進(jìn)青年文明號”“讓聲音微笑起來(lái)”等主題活動(dòng)，樹(shù)立“便捷、高效、規范、誠懇”的服務(wù)理念，進(jìn)一步增強服務(wù)意識，提升優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平。此外，通過(guò)舉辦禮儀、協(xié)同辦公系統、GIS設備知識等崗位技能和服務(wù)技巧培訓，提高員工技能，為供應商提供更加優(yōu)質(zhì)專(zhuān)業(yè)的服務(wù)，樹(shù)立良好的窗口形象。

　　福建公司還不斷加強與供應商的交流和溝通，暢通渠道，通過(guò)開(kāi)展客戶(hù)滿(mǎn)意度測評、召開(kāi)季度供應商座談會(huì )、電話(huà)回訪(fǎng)等形式，就如何保障電力物資供應和提高優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平，向供應商征集服務(wù)意見(jiàn)和建議，查找服務(wù)環(huán)節短板，并及時(shí)進(jìn)行落實(shí)整改，不斷完善服務(wù)舉措，進(jìn)一步提升優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平。

　　截至今年10月，福建省電力有限公司供應商服務(wù)大廳共簽訂項目合同3158份；辦理驗審付款申請4026份；合同簽訂及時(shí)率、完成率、準確率100%，工作人員差錯率和客戶(hù)投訴率為零，服務(wù)滿(mǎn)意率為100%。

　　員工感言

　　合同管理員 涂瀟波：

　　供應商服務(wù)大廳是福建公司對外物流服務(wù)的窗口，每一名窗口員工都代表企業(yè)形象，員工的綜合素質(zhì)自然是決定窗口服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵。

　　今年，福建公司出臺了《供應商服務(wù)大廳運營(yíng)規范》《供應商服務(wù)大廳服務(wù)行為規范》等5個(gè)規范文件，并創(chuàng )建青年文明號活動(dòng)，進(jìn)一步規范服務(wù)行為，提高員工業(yè)務(wù)技能，增強服務(wù)意識，促進(jìn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平的不斷提升，贏(yíng)得了供應商的廣泛好評。在今年每個(gè)月的滿(mǎn)意度問(wèn)卷調查中，客戶(hù)滿(mǎn)意度都達100%。

　　合同管理員崗位主要負責經(jīng)濟法律管理業(yè)務(wù)應用系統及ERP中合同的法律審核、核對供應商遞交的合同簽約，協(xié)助供應商完成合同簽約等工作。作為一名窗口服務(wù)人員，要不斷增強自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)，不僅要具備嫻熟的業(yè)務(wù)技能，還要耐心、細心，加強與供應商的溝通交流，真誠為每一位客戶(hù)服務(wù)。

　　驗審結算主辦 李惠珍：

　　驗審結算主辦崗位主要負責建立驗審結算臺賬，審核供應商、項目單位送交的各種票據，做好供應商服務(wù)大廳的驗審結算窗口日常管理工作及負責處理結算過(guò)程中出現的問(wèn)題及糾紛等。

　　隨著(zhù)電網(wǎng)建設項目的不斷增多，電網(wǎng)建設物資供應的業(yè)務(wù)量也不斷增加，驗審結算的工作量也隨之劇增。雖然驗審結算工作任務(wù)重、內容繁雜，但作為一名驗審結算主辦，要不斷增強綜合素質(zhì)，堅持做到廉潔、優(yōu)質(zhì)、高效、規范，在堅持按章辦事的基礎上，急客戶(hù)所急，盡我所能，確保驗審結算工作的及時(shí)性和準確性，實(shí)現供應商服務(wù)大廳服務(wù)“零投訴”。

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